Программа
слияния предназначена для создания серийных писем, документов на бланках,
почтовых наклеек, конвертов и каталогов, имеющих общую текстовую и/или
графическую часть и отличающихся лишь некоторыми фрагментами.
Реализация
технологии слияния имеет следующие этапы:
1. Открыть или
создать основной документ.
Основным документом слияния называется документ, содержащий текст и рисунки,
которые должны быть одинаковыми в каждой версии составного документа, например
обратный адрес и постоянный текст документа на бланке.
2. Открыть или создать источник данных .
Источником данных называется
файл, содержащий данные, различающиеся в каждой копии составного документа.
Например, источник данных может включать имя и адрес каждого получателя
документа на бланке.
Источником
данных может быть таблица MS Word, список контактов MS Outlook, лист
MS Excel, база данных MS Access и текстовый файл. Источник данных обязательно должен
быть сохранен в виде отдельного файла на диске.
3. Вставить в основной документ поля слияния (Кнопка Добавить поле слияния на панели инструментов Слияние). Поле слияния вставляется в том месте основного документа, куда следует поместить фактические данные из источника данных. Например, поле слияния "Фамилия" позволяет вставить в документ значение "Иванов", которое хранится в поле данных "Фамилия". Поля слияния могут форматироваться как и обычный текст основного документа.
4. Выполните слияние
источника данных и основного документа.
При этом каждая строка (запись) источника
данных порождает отдельный документ на бланке, почтовую наклейку, конверт или
элемент каталога. Составные документы можно напечатать, разослать по адресам
электронной почты или отправить по номерам факсов, объединить в новом документе
для последующего просмотра и печати . Существует
возможность отбора и сортировки записей во время выполнения операции слияния .
Замечание. Кнопка Поля/данные
на панели инструментов Слияние переключает режимы отображения названий
полей и фактических данных.