Слияние

Теория

Используя слияние, подготовить открытку-приглашение и соответствующий ей конверт, адресованные всем студентам Вашей подгруппы.

Примечание.
- Фрагменты текста выделенные серой заливкой: Имя, Отчество, Фамилия, Адрес, Индекс, Город введены как указание на те места документа, в которые, с помощью мастера Слияния, должны быть помещены соответствующие поля слияния . При создания шаблона письма они остаются без заполнения и какой-либо специальной заливки!!!
- В качестве отправителя должны выступать Вы (на конверте к открытке вместо Индекс Город ул. XXX , д. X , кв. X ФИО Вы должны ввести свой адрес и фамилию с инициалами
- Размер листа 20см x10см

Образец

В режиме "Разметка страницы"

 

В режиме "Разметка страницы" с включенным режимом непечанепечатаемых символов

В своей папке сохранить!!!

  1. документ, содержащий бланк открытки и конверта (с полями слияния), под именем вида Фамилия_Образец
  2. документ, содержащий источник данных, под именем вида Фамилия_Источник
  3. документ, содержащий заполненные письма , под именем вида Фамилия_Слияние

Ключ к выполнению задания

  1. Создать заготовку открытки и конверта к ней.
  2. С помощью команды Сервис-Письма и рассылка-Слияние активизировать диалоговое окно Слияние .
    Определить основной документ как Письмо и указать, что в качестве основы будет выбран текущий документ.
  3. Создать источник данных ( базу адресатов ), для этого:
     3.1. На третьем шаге мастера "Выбор получателей" указать, что будет создан новый список.
    3.2. Сохранить источник данных под именем вида Фамилия_слияние_Источник.
    3.3. Определить поля базы адресатов. Для этого манипулируя кнопками Удалить поле, Добавить поле и Порядок , задать шесть названий полей в следующем порядке:
    • Фамилия
    • Имя
    • Отчество
    • Индекс
    • Город
    • Адрес
    • Пол
  4. Заполнить базу адресатов информацией о студентах вашей подгруппы, пользуясь кнопкой Добавить окна Форма данных, при этом
    • В поле Фамилия заносить фамилию и инициалы в дательном падеже, например, П.А. Иванову
    • В полях Имя и Отчество - в именительном падеже, в нашем примере, Павел Андреевич .
    • Адрес задать следующими элементами: улица, дом, номер квартиры .
  5. Ввести поля слияния в основной документ
    • Познакомиться с кнопками пиктографического меню панели Слияние.
    • В соответсвующие места вставить поля слияния Имя, Отчество, Фамилия , Адрес, Индекс, Город, выбрав их из списка Добавить поле слияния панели инструментов Слияние .
    • Вставить поля в строку обращения в начале письма.
    • Вместо слова Обращения вставить поле IF ... THEN ... ELSE , выбрав из списка Добавить поле Word панели инструментов Слияние. Заполнить пропуски условного оператора по принципу: если значение поля Пол = М, то вставлялся текст Господин , в противном случае - Госпожа .
  6. Проконтролировать, как заполняются вставленные поля при переключении кнопки Поля/данные панели Слияние при переходе от записи к записи .
  7. Создать серийные письма адресатам.
    Просмотреть, как будет выглядеть письмо при печати, при необходимости откорректировать его.
    Произвести слияние всех писем в один новый документ, воспользовавшись соответствующей кнопкой Объединить секции Объединение или нажать кнопку пиктографического меню ( Слияние в новый документ)
  8. Сохранить созданные письма под именем вида Фамилия_Слияние.