Составление серийных документов

 

Часто случается, что один и тот же документ необходимо распечатать в большом количестве экземпляров, отличающихся друг от друга только несколькими словами. Это могут быть: письма, квитанции, соглашения и т.п. Для автоматизации этого процесса в текстовом редакторе MS Word существует операция слияния, которая на основе информации, содержащейся в двух документах формирует требуемые экземпляры документов. Решение этой задачи включает в себя четыре этапа:

A. Определение списка полей в документе, на место которых будет вставлена переменная информация. Каждому полю дается имя. На этом этапе работа проводится не за компьютером, а с карандашом в руках.

B. Создание файла с данными.

C. Создание основного документа – макета, в котором заполняется постоянная информация, и указываются места вставки переменной информации.

D. Выполняется слияние данных с документом.

Цель работы:получение навыков работы по формированию серийных документов, используя возможности текстового процессора Microsoft Word.

Результат: в результате выполнения работы студенты обретут навыки по слиянию двух документов в один, научатся отбирать из полученного документа слияния те документы, которые будут удовлетворять поставленному условию. А так же научаться корректировать текст полученного документа с помощью средств MS Word.

Задание: создать шаблон документа согласно варианту задания, для полей выделенных серым цветом создайте таблицу с данными в табличном редакторе MS Excel. Выполните слияние документов в Word и сделайте корректным текст документа, так чтобы он изменялся в зависимости от того, какая информация на нем появится. Выполните отбор документов согласно поставленному условию в вашем варианте. Сформируйте итоговый документ слияния. Написать отчет по проделанной работе.

Порядок выполнения:

1. Запустите MS Word .

2. Создайте текст документа согласно вашему варианту.

3. Сохраните документ по именем Шаблон слияния.

4. Запустите MS Excel.

5. Создайте таблицу на первом листе. Полями таблицы будет текст, выделенный серым цветом в документе вашего варианта и столбец Пол.

6. Заполните таблицу произвольными данными не менее 5 строк.

7. Сохраните документ под именем Данные слияния и закройте документ.

8. Выполните слияние файлов MS Word (Шаблон слияния) и MS Excel (Данные слияния). Для этого в меню Рассылки – Начать слияние – Пошаговый мастер слияния.

9. Этап 1. В области Выбор типа документа выберите Письма.

10. Этап 2. В области Выбор документа выберите Текущий документ.

11. Этап 3. В области Выбор получателей выберите Использование списка и щелкнуть по значку Обзор и откройте документ MS Excel (Данные слияния).

12. Этап 4. Можно приступать к вставке в основной документ полей слияния. Чтобы вставить поле, надо:

12.1 поместить курсор в то место, где должна быть использована информация из источника данных;

12.2 нажать кнопку Другие элементы на панели Слияние;

12.3 выбрать Поля базы данных;

12.4 из развернутого списка выбрать нужное поле и нажать кнопку Вставить. Поле будет вставлено в позицию курсора;

12.5 нажать кнопку Закрыть.

13. Сделайте корректным текст документа. В редакторе MS Word есть средства анализа, позволяющие выбрать один из вариантов значения поля в зависимости от некоторых параметров. Для этого:

13.1 выделите словосочетание или слово, которое требуется изменять, в зависимости от того кому адресован документ к мужчине или к женщине, далее нажмите пиктограмму Правила – IF…THEN…ELSE во вкладке Рассылки;

13.2 в диалоговом окне Вставка поля IF: в поле Поле выбрать из списка Пол, в поле Оператор выбрать из списка Равно, в поле Значение указать значение пола «м» (символ записывается так же, как он записан в таблице MS Excel), в поле Вставить следующий текст записать текст, который нужно вставить, если пол имеет значение «м», в поле В противном случае… вставить текст, который будет вставлен, если значение поля Пол не будет равно «м».

14. Процедуру коррекции необходимо применить ко всем словам, с неоднозначным текстом.

15. Этап 5. Выполните отбор записей, т.е. подготовите окончательный документ, который будет содержать только те документы, которые будут удовлетворять условию вашего варианта. Для этого нажмите на пиктограмму Изменить список… - Фильтр, и выберите поле и оператор в зависимости от условия вашего варианта.

16. Этап 6. Завершение слияния. В области Слияние нажать кнопку Изменить часть писем... Откроется окно Составные новые документы. Выбрать нужный вариант (например-все) и нажать ОК.

После выполнения слияния в активном окне будет показан документ под названием Письма, содержащий созданные письма.

Варианты индивидуальных заданий

Вариант

Текст документа

1

2

1

Грамота

Выдана ученику(це) ФИО

средней школы № № школы

за то что он (она) участвовал(а) указать где

за что

Дата

Выполните отбор по полю № все больше 15

2

Справка

Дана гражданину(ке) ФИО

В том что он(а) постоянно работает с Дата

В должности Должность

Среднемесячный доход за последние 6 месяцев: доход

Выполните отбор по полю доход для тех, у кого ниже 1000р.

3

Сертификат

Выдан ФИО

и подтверждает, что он(а) прослушал(а) курс

по Указать тему или дисциплину

в объеме кол.часов часов.

Дата

Выполните отбор по полю ФИО для тех, чьи фамилии начинаются с буквы «С»

4

Табель

итоговых оценок успеваемости

(без аттестата о среднем (полном) общем образовании недействителен)

ФИО

за время обучения в Указать учебное заведение

обнаружил(а) следующие задания:

Наименование предметов Оценка

Перечень 4 предметов Оценка

Создайте дополнительный столбец средний балл и выполните отбор по этому полю для тех, у кого он равен или выше 8,5.

5

Свидетельство о рождении

ФИО

Родился(лась) дата рождения

Место рождения место рождения

О чем год года месяц месяца число числа

составлена запись акта о рождении № указать номер

Отец ФИО

Мать ФИО

Выполните отбор по полю Место рождения для тех, кто родился в городе Бресте

6

Справка

Дана студенту(ке) ФИО

в том, что он(а) учится в __________

район, населенный пункт

на номер курса

Выполните отбор по полю номер курса для тех, кто учится на 2 курсе

7

Доверенность № №

на приобретение материальных ценностей

Дата выдачи укажите дату

Доверенность действительна по укажите дату

Выдана гражданину(ке) ФИО

Паспорт: серия № серия №

Кем выдан: кем выдан

Дата выдачи: дата выдачи

На получение от организация поставщика

По платежный документ № № от дата

Выполните отбор по полю платежный документ для тех, кто получает по платежному поручению

8

Карточка учета материальных ценностей

Учреждение укажите название организации

Структурное подразделение название

Материально ответственное лицо должность ФИО

Перечень материальных ценностей:

Наименование, марка, количество

Выполните отбор по полю ФИО для тех, чьи фамилии начинаются на букву «П»

9

Аттестат

О среднем (полном) общем образовании

Настоящим удостоверяется, что ФИО

В укажите год году окончил(а) среднюю общеобразовательную школу № № школы, населенный пункт

И получил(а) среднее (полное) общее образование

Выполните отбор по полю населенный пункт для тех, кто закончил школу в городе Находка

10

Уважаемый(ая) гражданин(ка) Фамилия

Приглашаем Вас принять участие в семинаре «Название семинара», который состоится дата в укажите место где состоиться.

Начало семинара время

Справки по телефону №

Выполните отбор по полю Название семинара для тех, которые начинаются на букву «И»

11

Проездной билет

Выдан гражданину(ке) ФИО

Год года рождения

Для проезда на железнодорожном транспорте

От станции начальная станция до странции конечная станция

Выдан дата действителен до дата

Выполните отбор по полю Год для тех, у кого год рождения находиться в диапазоне между 1977 и 1980

12

Справка

Дана гражданину(ке) ФИО

В том, что он(она) действительно находился(ась) на лечении в укажите медицинское учреждение с дата поступления по дата выписки

в отделении наименование

с диагнозом заболевание

Выполните отбор по полю Дата поступления для тех, кто поступил в больницу в августе месяце

13

Авто доверенность

Укажите дату город

Я, гражданик(ка) укажите ваши данные

проживающий(ая) по адресу ваша прописка

Паспорт: серия № выдан: кем выдан и когда

Имея в собственности т/с марка машины

ПТС серия серия № № выдан кем выдан и когда

Доверяю гражданину(ке) ФИО

Проживающему(ей) по адресу прописка

Управлять, распоряжаться т/с, быть моим представителем в ГИБДД.

Доверенность выдана сроком укажите срок, действительна до укажите дату

Выполните отбор по полю марка машины для тех марок автомобилей, которые начинаются на букву «Т»

14

Удостоверение

выдано ФИО в том, что он(а)

прослушал(а) курс «Указать дисциплину»

в объеме кол-во часов часов

в учебном центре Бресткого государственного университета

Выполните отбор по полю Кол-во часов для тех, объем которых составляет более 200 часов

15

Уважаемый(ая) ФИО!

Приглашаем Вас на вечер

по случаю окончания школы

Вечер состоится: когда, во сколько и где

Выполните отбор по полю ФИО для тех, чья фамилия заканчивается на букву «О»

Отослать преподавателю в виде вложений в письмо документы:

- Созданный шаблон в формате Фамилия.docx

- Созданный список в формате Фамилия.xlsx

- Итоговый созданный документ в формате Фамилия_2.docx