MS Word. Создание серийных документов
1. Используя слияние, подготовить открытку-приглашение и соответствующий ей конверт, адресованные всем студентам Вашей подгруппы.
Примечание.
- Фрагменты текста в кавычках (Имя, Отчество, ФамилияИО, Адрес, Индекс, Город), а также слово Обращение введены как указание на те места документа, в которые, с помощью мастера Слияния, должны быть помещены соответствующие поля слияния . При создании шаблона письма они остаются без заполнения
- В качестве отправителя должны выступать Вы
- Размер листа 20см x10см
- Изображение для открытки можно найти здесь
Образец
В режиме "Разметка страницы"
В режиме "Разметка страницы" с включенным режимом непечанепечатаемых символов
В результате выполнения работы в Вашей папке Фамилия-Слияние должны быть следующие документы:
- документ, содержащий бланк открытки и конверта (с полями слияния), под именем вида Фамилия_Образец
- документ, содержащий источник данных, под именем вида Фамилия_Источник
- документ, содержащий заполненные письма , под именем вида Фамилия_Слияние
Ключ к выполнению задания
- Создать заготовку открытки и конверта к ней по образцу.
- С помощью команды Рассылки - Начать слияние - Пошаговый мастер слияния... активизировать диалоговое окно Слияние .
Определить основной документ как Письмо и указать, что в качестве основы будет выбран текущий документ. - Создать источник данных ( базу адресатов), для этого:
3.1. На третьем шаге мастера "Выбор получателей" указать, что будет создан новый список.
3.2. Сохранить источник данных под именем вида Фамилия_Источник.
3.3. Определить поля базы адресатов. Для этого манипулируя кнопками Удалить поле, Добавить поле и Порядок , задать шесть названий полей в следующем порядке:- ФамилияИО
- Имя
- Отчество
- Индекс
- Город
- Адрес
- Пол
- Заполнить базу адресатов информацией о студентах вашей подгруппы, пользуясь кнопкой Добавить окна Форма данных, при этом
- В поле ФамилияИО заносить фамилию и инициалы в дательном падеже, например, А.А. Иванову
- В полях Имя и Отчество - в именительном падеже, в нашем примере, Павел Андреевич .
- Адрес задать следующими элементами: улица, дом, номер квартиры .
- Ввести поля слияния в основной документ
- Познакомиться с кнопками пиктографического меню панели Рассылки.
- В соответсвующие места вставить поля слияния Имя, Отчество, ФамилияИО, Адрес, Индекс, Город,выбрав их из списка Вставить поле слияния панели инструментов Рассылки .
- Вставить поля в строку обращения в начале письма.
- Вместо слова "Обращение" вставить поле IF ... THEN ... ELSE , выбрав из списка Правила панели инструментов Рассылки. Заполнить пропуски условного оператора по принципу: если значение поля Пол = М, то вставлялся текст Уважаемый, в противном случае - Уважаемая.
- Проконтролировать, как заполняются вставленные поля при переключении кнопки Поля/данные панели Слияние при переходе от записи к записи .
- Создать серийные письма адресатам.
Просмотреть, как будет выглядеть письмо при печати, при необходимости откорректировать его.
Произвести слияние всех писем в один новый документ, воспользовавшись соответствующей кнопкой Объединить секции Объединение или нажать кнопку пиктографического меню (Слияние в новый документ) - Сохранить созданные письма под именем вида Фамилия_Слияние.