MS Access. Создание БД.
Поиск, замена данных, фильтр баз данных

1.  Введение в базы данных и Microsoft Access

2.  Создание таблиц базы данных

3.  Определение связей между таблицами в базе данных Access

4.  Знакомство с СУБД Access на примере БД Борей

I. Создание БД

1. Опишите информационно-логическую модель базы данных Фамилия-Библиотека для регистрации работы читателей  с литературой, имеющейся в библиотеке.

В наборе данных должны содержаться сведения о читателях, информация о книгах и выдаче их слушателям. Для этого необходимо, чтобы ваша БД содержала следующие таблицы:

ПРИМЕЧАНИЕ: заполнение БД происходит после создания связей между таблицами !!!

В скобках указан способ создания таблицы

В НАЗВАНИЕ КАЖДОЙ ИЗ ТАБЛИЦ ДОЛЖНА БЫТЬ ВКЛЮЧЕНА ВАША ФАМИЛИЯ!!!

1.1. Таблица "Книги" (Мастер)

Имя поля

Тип данных

Описание

Код книги

Счетчик

Ключевое поле

Название

Текстовый

 

Город

Текстовsq

 

Издательство

Текстовый

 

Год издания

Числовой

 

Количество страниц

Числовой

 

Стоимость

Денежный

 

1.2. Таблица "Читатели" (Конструктор)

Имя поля

Тип данных

Описание

Код читателя

Счетчик

Ключевое поле

Фамилия

Текстовый

 

Имя

Текстовый

 

Отчество

Текстовый

 

Место работы

Текстовый

 

Должность

Текстовый

 

Город

Текстовый

 

Адрес Тектовый Адрес вводится в формате ул. XXXXXXX, д. XX, кв. XX

Фото

Поле объекта OLE

 

Дата рождения

Дата/Время

 

Телефон Тектовый  
E-mail Гиперссылка  

Примечание

Поле МЕМО

 

1.3. Таблица "Выдачи" (Конструктор)

Имя поляo:p>

Тип данных

ООписание

Код выдачи

Счетчик

Ключевое поле

Код читателя

Числовой

Код книги

Числовой

 

Дата выдачи

Дата/Время

 

Отметка о возврате

Логический

 


2. Изменение структуры

2.1. Измените структуру таблицы Книги в режиме конструктора

Поменяйте местами поля Стоимость и Количество страниц: выделите поле Количество страниц, установите курсор мsib в области маркировки строки, нажмите левую кнопку и, не отпуская, перемещайте курсор мыши вверху до тех пор, пока над полем Стоимость не появится горизонтальная разделительная линия

Измените значение свойства Чисто десятичных знаков у поля Стоимость:  перейдите к полю Стоимость, в строке Чисто десятичных знаков на вкладке Общие свойств поля в нижней части окна выберите из списка  0

2.2. Определите маску ввода для поля Дата выдачи таблицы Выдачи

Откройте таблицу Выдачи  в режиме Конструктора

Определите маску ввода для поля Дата выдачи, запустив мастер по созданию масок ввода. В предлагаемом стандартных масок выберите Краткий формат даты. Обратите внимание на символьную строку, записанную мастером в поле Маска ввода (00/00/0000). В качестве используемого знака заполнителя в поле Заполнитель оставьте предлагаемый по умолчанию знак подчеркивания (_). Для проверки работы маски щелкните в поле Проба и введите произвольную дату (например, 01012010). В результате в строку Маска ввода мастер запишет 00/00/0000;0;_

2.3. Определите описание для поля Телефон таблицы Читатели

Откройте таблицу Читатели  в режиме Конструктора и в столбце Описание к полю Телефон впишите: Телефон вводится вместе с кодом. Просмотрите таблицу Читатели в режиме таблицы и убедитесь, что при выделении столбца Телефон появляется введенная вами надпись

3.Создайте следующую схему данных (Сервис-Схема данных)

ПРИМЕЧАНИЕ: Параметры связей - "Обеспечение целостности данных", "Каскадное обновление связанных полей", "Каскадное удаление связанных полей"

4. Ввод данных в таблицу.

4.1. Введите в таблицу Читатели  базы данных Фамилия_Библиотека записи, соответствующие студентам  вашей подгруппы (не менее 10 человек), для чего данную таблицу необходимо открыть в режиме таблицы.  Для заполнения поля Фото можете воспользоваться рисунками из папки FOTO , однако при этом в качестве одного из читателей  должны выступать Вы и в разделе Фото разместить свою фотографию.

4.2. Введите в таблицу Книги  записи в соответствии с таблицей

Код книги Автор Название Город Издательство Год издания Количество страниц Стоимость
1 Бондаренко М., Бондаренко С. Microsoft Office 2003 в теории и на практике Минск Новое знание 2004 560 22 271,00р.
2 Кирсанов Д. Веб-дизайн: книга Дмитрия Кирсанова Санкт-Петербург Символ-Плюс 2005 368 25 907,00р.
3 Калиновский А. Ваша домашняя страничка в Интернете Санкт-Петербург БХВ - Санкт-Петербург 2005 224 9 393,00р.
4 Вейскас Дж. Эффективная работа с Microsoft Office Access 2003 Санкт-Петербург Питер 2005 1168 31 588,00р.
5 Миронов Д. Основы Photoshop CS2. Учебный курс Санкт-Петербург Питер 2005 384 16 667,00р.
6 Холмогоров В. Поиск в Интернете и сервисы Яндекс Санкт-Петербург Питер 2006 128 6 192,00р.
7 Мак-Федрис П. Microsoft Windows XP. Полное руководство Москва Вильямс 2006 880 36 249,00р.

4.3. Заполните таблицу Выдачи  по образцу, дополнив ее до 20 записей, соблюдая логику возврата книг (нельзя взять книгу, которая не была возвращена)

5. Изменение макета таблицы

Изучите возможности настройки макета таблицы.


5.1. Откройте таблицу Читатели в режиме таблицы: выделите таблицу Руководители / кнопка Открыть на панели инструментов окна базы данных или двойной щелчок мышью по таблице.

5. 2. Настройте параметры шрифта для всей таблицы: Формат / Шрифт... / в списке Шрифт выберите Times New Roman / в списке Размер выберите 12 / в разделе Видоизменение в поле цвет выберите Малиновый / ОК.

5.3. Установите объемное оформление для ячеек таблицы: Формат / Режим таблицы... / в разделе Оформление установите переключатель приподнятое / ОК.

5.4. Увеличьте ширину столбца Должность: установите курсор мыши на правую границу столбца Должность в области заголовков столбцов / нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская, перетащите границу столбца направо.

5.5. Используя мышь, установите ширину столбца Должность по ширине данных: установите курсор мыши на правую границу столбца Должность в области заголовков столбцов / двойной щелчок мышью.

5.6. Установите ширину столбца Отчество по ширине данных другим способом: щелчком мыши установи текстовый курсор в столбец Отчество или выделите этот столбец, щелкнув мышью по его заголовку / Формат/ Ширина столбца... / кнопка По ширине данных

5.7. Установите ширину всех столбцов таблицы по ширине данных

5.8. Скройте столбец Код читателя: щелчком мыши установите текстовый курсор в столбец Код читателяиля и выделите этот столбец, щелкнув мышью по его заголовку/ Формат / Скрыть столбцы.

5. 9. Отобразите столбец Код читателя на экране: Формат/ Отобразить столбцы... / установите флажок рядом с именем столбца Код читателя / кнопка Закрыть.

5.10. Закрепите столбец Фамилия: щелчком мыши установи текстовый курсор в столбец Фамилия или выделите столбец, щелкнув мышью по его заголовку / Формат / Закрепить столбцы / уменьшите размеры окна таблицы до появления горизонтальной полосы прокрутки / воспользовавшись горизонтальной полосой прокрутки, прокрутите таблицу влево и вправо и убедитесь, что столбец Фамилия во время прокрутки остается на экране.

5.11. Отмените закрепление столбца Фамилия: Формат / Освободить все столбцы / воспользовавшись горизонтальной полосой прокрутки, прокрутите таблицу влево и вправо и убедитесь, что столбец Фамилия перемещается вместе с другими столбцами таблицы.

5.12. Переместите столбец Фамилия на прежнее место: выделите столбец Фамилия, щелкнув мышью по его заголовку / установите курсов мыши в области заголовка столбца / нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская, перемещайте мышку вправо до тех пор, пока за полем Код читателя не появится вертикальная разделительная линия.

5.13. Сохраните изменения макета таблицы Читатели: Файл / Сохранить.

5.14. Закройте таблицу Читатели.

6. Модификация набора данных

С использованием мастера подстановок преобразуйте поле Код читателя таблицы Выдачи в поле со списком, содержащим фамилию, имя и отчество читателей:

6.1.  Удалите связь между таблицами  Читатели и Выдачи

6.2. Откройте таблицу Выдачи в режиме Конструктора

6.3. Преобразуйте поле Код читателя в поле со списком:

6.4. Изучите свойства подстановки, установленные мастером (вкладка Подстановка свойств поля в нижней части окна)

6.5. Переключитесь в режим таблицы и посмотрите результат работы мастера постановок

6.6. Восстановите удаленную в п. 6.1 связь между таблицами  Читатели и Выдачи

С использованием мастера подстановок преобразуйте поле Город таблицы Книги в поле со списком, содержащим фиксированный набор значений:

6.7. Откройте таблицу Книги в режиме Конструктора

6.8. В  столбце Тип данных для поля Город выберите  Мастер подстановок... Затем укажите, что Будет введен фиксированный набор значений; Число столбцов - 1, введите название городов: Минск, Москва, Санкт-Петербург, т.д., настройте ширину столбца списка.

6.9. Изучите свойства подстановки, установленные мастером (вкладка Подстановка свойств поля в нижней части окна).

6.10. Переключитесь в режим таблицы и посмотрите результат работы мастера постановок

II. MS Access. Поиск, замена данных, фильтр баз данных

1. Поиск и замена данных

1.1. Познакомьтесь с командой  Найти (Правка \ Найти)

способ просмотра: Вверх, Вниз, Все
тип сравнения: С любой частью поля, Поле целиком, С начала поля
дополнительные опции поиска: С учетом регистра (пропись букв), С учетом формата поля, Только в текущем поле

1.1.1. Точное совпадение всего поля целиком (Просмотр - Все, Совпадение-Поле целиком)

В таблице Книги найдите найдите книги, изданные в Москве

1.1.2. Совпадение части поля с образцом (Просмотр – Все, Совпадение - С любой частью поля)

В таблице Читатели  найдите читателей, проживающих в доме 9

1.1.3. Совпадение с начала поля (Просмотр – Все, Совпадение - С начала поля)

В таблице Читатели найдите читателей, чья фамилия начинается с буквы А

1.1.4. Поиск с использованием подстановочных символов («*», «?», «[ ]», «#»)

В таблице Читатели найдите читателей, отцов которых зовут Николай
В таблице Читатели найдите читателей, в номерах телефона которых присутствует 54

1.2. Замена данных (Правка / Заменить)

В таблице Книги  в поле Город замените Минск  на Брест

2. Сортировка данных.

Данные в таблице вводятся в произвольном порядке по мере их появления. Просмотр таких данных затруднен. Для приведения данных в определенный порядок в базах данных используется понятие сортировка (Выделите столбец, Записи / Сортировка)

Для сортировка двух полей одновременно расположите поле, которое вы сортируете II, следом за полем, сортируемое I, выделите поля, нажмите кнопку сортировки.

3. Использование фильтров.

При работе с таблицами в базе данных фильтр используется для того, чтобы видеть только значения, определяемые заданным критерием.

3.1. Фильтр по выделенному (Записи/Фильтр/Фильтр по выделенному )
Выделив информацию в таблице данных – вы тем самым задаете критерий фильтрации.

Отобразите все записи таблицы Книги, с городом издания Санкт-Петербург. Отсортируйте полученную таблицу по возрастанию

3.2. Исключение записей из фильтра (Записи/Фильтр/Исключить выделенное)
Вы можете фильтровать записи с помощью исключения записей из фильтра.

Отобразите все записи таблицы Книги, изданные не в Бресте. Отсортируйте полученную таблицу по возрастанию

3.3. Команда изменить фильтр (Записи / Фильтр / Изменить фильтр)
Данный фильтр более мощное средство, вы можете устанавливать критерии И и ИЛИ и использовать выражения.

Выведите список книг, изданных в Санкт-Петербурге в 2005 году

Выведите список книг, изданных в Москве и Санкт-Петербурге

4. Изучите возможности выполнения всех вышеописанных операций с использованием соответствующих кнопок панели инструментов