Создание таблиц

Элементы объекта Таблица

БД Microsoft Access состоит из взаимосвязанных реляционных таблиц. Реляционная таблица является двумерной таблицей и содержит информацию об отдельном объекте БД: Товар, Производитель, Поставщик, Сотрудник, Студент и т. п. Таблица состоит из:

• Записей (строк). Каждая запись содержит данные только об одном объекте (товаре, производителе, сотруднике, студенте), дублирование записей запрещается.

• Полей (столбцов). Каждый столбец характеризуется определенным типом и размером хранимой информации (текстовая, числовая, денежная, дата, графическая). Число столбцов в таблице определяется числом выбранных описательных реквизитов объекта. Например, объект Студент имеет описательные реквизиты (названия полей): ФИО, Дата рождения, Адрес.

Для однозначного определения каждой записи таблица должна иметь уникальный (первичный) ключ. Ключ может состоять из одного или нескольких полей. Связь между отдельными таблицами обеспечивается одинаковыми полями в них- ключом связи. Таким ключом всегда является уникальный ключ главной таблицы в связи. В подчиненной таблице он называется внешним ключом. Тип данных ключей должен совпадать.

Создание объекта Таблица в режиме конструктора

В окне создаваемой БД необходимо выполнить следующие действия:

1. В разделе Объекты выбрать кнопку Таблицы.

2. Запустить режим Создание таблицы в режиме конструктора.

3. Затем выбрать Режим таблицы или Конструктор (см. левый рис.). Мы будем использовать второе.

4. Если выбран Конструктор, то заполнить бланк Конструктора таблиц, указывая имена полей и определяя типы их данных, задавая свойства на вкладке Общие. (см. правый рис.).

Графа Имя поля - комбинация из букв, цифр, пробелов и специальных символов, за исключением: .!'[]• Имя не может начинаться с пробела. Максимальная длина имени - 64 символа с учетом пробелов.

Графа Тип Данных определяется видом хранимой в поле информации (см. таблицу). Для выбранного типа данных поля на вкладыше Общие можно задавать свойства поля. Вручную здесь ничего вводить не надо, а только выбрать из перечня, который программа сама предложит (пример см. на рис.)

Тип данных	Описание	Вкладыш Общие
		Свойство Размер поля
Текстовый	Алфавитно-цифровые данные. Максимальная длина 255 символов	Задает допустимое вводимое число символов в поле (от 1 до 255). По умолчанию 50
Поле MEMO	Длинный текст (описание, примечание). Максимальная длина 64000 символов	-
		Свойство Размер поля
Числовой	Числовые данные, используемые в математических вычислениях	Байт(от 0 до 255) Целое (от -32768 до 32767) Длинное целое (от-2147483648 до 2147483647) Одинарное с плавающей точкой (4 байт) (от -3.4Е38 до 3.4Е38, точность 7 знаков) Двойное с плавающей точкой (8 байт) (от -1.797Е308 до 1.797Е308, точность 15 знаков,) Действительное от -Е38 доЕ38 Код репликации 16 байт
Дата/время	Значения дат и времени (от 100 по 9999 года). Хранятся как десятичные числа (дата - целая часть числа, время - дробная, доля суток от полуночи). Вычисления выполняются в единицах измерения времени	-
Денежный	Значения валют, используемые для денежных операций. Предотвращает округление при вычислениях. Допускает 15 знаков в целой части числа и 4 знака в дробной части. Вид валюты зависит от выбранной национальной настройки (Панель Управления)	-
Счетчик	Последовательные или случайные уникальные числа в полях первичного ключа, которые вводятся в поле автоматически при создании новой записи. В таблице может быть только одно поле данного типа. Значения не могут быть изменены пользователем	Длинное целое Код репликации
Логический	Логические данные, которые могут иметь одно из двух возможных значений: Да/Нет, Истина/Ложь	-
Поле объекта OLE	Объект (рисунок, звукозапись, электронная таблица, документ Word, другие данные в двоичном формате)	-
Гиперссылка	Адрес гиперссылки - путь к объекту, документу или Web-странице. Формат: [экранный Текст] #адрес#[допАдрес]#[всплывающаяПодсказка]	-
Мастер подстановок	Не является самостоятельным типом данных. Позволяет создать поле со списком (столбец подстановки) для выбора значений из таблицы БД или фиксированного пользовательского набора значений. Тип данных определяется типом данных подставляемого поля списка	-

При выборе типа данных необходимо учитывать, что данные с меньшим размером занимают меньше дискового пространства, оперативной памяти и быстрее обрабатываются. Но слишком малые поля могут привести к искажению данных.

На вкладыше Общие можно задавать дополнительные свойства:

Формат поля - используется для отображения данных в постоянном формате. Для числовых, денежных, логических полей, а также полей даты/времени и счетчика существуют встроенные форматы отображения, которые совпадают с настройками, определенными в Windows. Можно создать собственный формат для всех типов данных, кроме полей объектов OLE, с помощью символов форматирования.

Маска ввода - для управления вводом данных в поле, для отображения текстовых констант в поле, содержащем позиции для заполнения. Маска ввода обеспечивает соответствие данных определенному формату, а также заданному типу значений, вводимых в каждую позицию.

Если для поля определены как формат отображения, так и маска ввода, то при добавлении и редактировании данных используется Маска ввода, а параметр Формат поля определяет отображение данных после сохранения записи. При этом они не должны противоречить друг другу.

Подпись - название поля, которое выводится в таблицах, формах, отчетах.

Значение по умолчанию - установленное значение в свойстве будет автоматически отображаться в соответствующем поле.

Условие на значение - позволяет контролировать ввод, задает ограничения на вводимые значения. При нарушении заданного условия программа запрещает ввод и выводит сообщение, текст которого задается в свойстве Сообщение об ошибке.

Графа Описание не является обязательной, она предназначена для текста подсказки, который выводится в строку состояния во время работы с описанным полем.

4. Задать первичный ключ (состоит из одного или нескольких полей):

• выделить поле (поля);

• использовать пиктограмму ключевое поле

5. Сохранить таблицу с заданной структурой. При закрытии Конструктора появляется окно Сохранение, в котором необходимо указать имя созданной таблицы

В результате в рабочем поле окна появится созданный новый объект Таблица с заданным именем. Действия с объектами БД можно выполнять с помощью контекстного меню (правый щелчок по выбранному объекту). Для изменения структуры объекта Таблица предназначена кнопка Конструктор. Для перехода объекта Таблица в режим Таблицы используется кнопка Открыть (см. рис.).

Приемы редактирования элементов таблицы, перемещение по ячейкам, ввод данных в режиме Таблица аналогичны Excel. С каждым элементом связано контекстное меню.

Ввод данных в готовую Таблицу

Допускается заполнять данными Таблицу в режиме Таблицы, однако наиболее удобным является выполнение ввода и редактирования данных с помощью форм.

При открытии сохраненной ранее пустой таблицы она выглядит, как при создании в Режиме таблицы, т. е. иначе, нежели при создании в режиме Конструктора: имена полей расположены сверху в горизонтальном ряду, а не в вертикальном ряду слева (см. левый рис.). В пустой таблице только одна пустая строка.

При попытке ввода данных в первую строку автоматически появляется следующая (см. правый рис.). И т. д.

Ширина столбцов и высота строк меняется так же, как и в Microsoft Excel. Однако для строк при попытке изменить размер только одной строки тот же самый размер принимают и все остальные строки. В этом отличие от Microsoft Excel. Ширина же столбцов может быть разной.

Переименование и добавление полей в готовой Таблице

Для переименования какого-либо поля в Таблице необходимо произвести щелчок правой клавишей мыши по имени поля (см. рис.). В появившемся контекстном меню выбрать команду "Переименовать столбец". Удаление столбца происходит аналогично. При добавлении столбца выделенный столбец смещается вправо, а на его месте появляется новый.