Создание форм в Microsoft Access

В предыдущей работе Вы создали базу данных, и в ней таблицу. Возможно, Вы даже пытались ее заполнять. Однако такой табличный способ ввода данных (чем-то напоминающий Microsoft Excel) не всегда удобен. Ему можно придать более приятный вид. К примеру, он может выглядеть так, как показано на рисунке.

Здесь мы приходим к понятию формы. Форма - средство организации данных для ввода и редактирования. Access дает возможность построить форму, позволяющую располагать данные на экране в выбранном пользователем представлении. В форме можно сделать доступными только для чтения все данные или их часть. Для создания формы можно использовать как таблицу, так и запрос.

Существуют стандартные виды форм, которые программа строит автоматически. Для их создания необходимо (см. следующий рис.):

1. В разделе Объекты выбрать кнопку Формы. (смотри левую часть экрана на этом рисунке)

2. Использовать кнопку Создать. (смотри верхнюю часть экрана на этом рисунке)

3. В окне диалога Новая форма найти поле с раскрывающимся списком. Оно указано стрелкой, как это видно на этом рисунке; список раскрывается при нажатии на голубой квадратик с треугольником (обведено кружком). Выбрать источник данных для построения формы (т. е. таблицу или запрос). Выделить любой автоматический режим создания формы (Мастер форм, Автоформа: в столбец, и т. д.). Как видно на рисунке, выбран режим "Конструктор". Использовать кнопку ОК.

4. Если выбран Мастер форм, то надо пройти его шаги, как показано на следующих рисунках.

Для выбора поля соответствующее поле выделяется в окне "доступные поля", после чего надо нажать на кнопку ">". Для выбора всех полей сразу надо нажать на кнопку ">>". Для отмены выбора используются кнопки "<" и "<<", соответственно.
После выбора внешнего вида формы выбираем ее стиль (например, "Международный") - смотри рисунок. После этого надо задать имя формы.

5. Сохранить созданную форму (Файл\Сохранить, затем задать название формы, если требуется).

После этого можно в любой момент открыть готовую форму и заполнять ее. Поля будут иметь вид окошек. Для заполнения данными поля объекта OLE можно воспользоваться картинками Microsoft: использовать контекстное меню поля объекта OLE, команду Добавить объект, в окне диалога Вставка объекта выбрать какой-нибудь рисунок. В случае официального оформления БД в каком-либо учреждении фотографии могут заноситься на компьютер, например, с цифрового фотоаппарата через порт USB (тот же, что и для "флэшки").

Кнопки перехода по записям в форме смотри на примере стиля "Международный": в других стилях всё аналогично.