Электронный  документ  может  использоваться  во  всех   сферах деятельности.

С переходом на безбумажные технологии расход бумаги в офисах... вырос более чем в два раза и продолжает расти ежегодно на 5%.

Только в США ежегодно тратится более триллиона листов бумаги на распечатку данных с персональных компьютеров.

Законодательство Республики Беларусь об электронных  документах основывается на Конституции Республики Беларусь и состоит  из  актов Президента  Республики  Беларусь,  Гражданского  кодекса  Республики Беларусь,   Закона "ОБ ЭЛЕКТРОННОМ ДОКУМЕНТЕ", законодательства об  информатизации  и связи, других актов законодательства.

Правовые  основы   применения электронных  документов, основные    требования, предъявляемые к электронным документам, а также права, обязанности и ответственность  участников  правоотношений,  возникающих  в   сфере обращения электронных документов  определяет  Закон  Республики Беларусь   от 10.01.2000 № 357-З "ОБ ЭЛЕКТРОННОМ ДОКУМЕНТЕ"с изменениями и дополнениями:

•  Закон Республики Беларусь от 29 июня  2006  г.  №  137-З

•  Закон Республики Беларусь от 20 июля  2006  г.  №  162-З

25.12.2008

27.04.2009  На долю корпоративного документооборота приходится от 5 до 15% общих затрат организации; при этом их можно сократить на 30%. Рынок оптимизации документооборота растет в среднем на 22% ежегодно.  

Документооборот (circulation of documents) - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учёта.

Массовое использование современных информационных технологий приводит к существенному росту доли электронного документооборота как внутри организаций, так и между ними. Это требует кардинального пересмотра сложившейся практики и нормативной базы работы с документами.

Системы электронного документооборота (СЭД, EDMS, Electronic Document Management System)  - программные комплексы для управления электронными документами.

Назначение СЭД: эффективное управления электронным документооборотом.

Основная задача СЭД:  обеспечение автоматизации документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.

Основные объекты автоматизации в СЭД:  

• документы (от бумажных до электронных любого формата и структуры)

• бизнес-процессы (представляющие и обработку документов ).

Тагир Яппаров (президент группы компаний "АйТи"): Документооборот в госсекторе – это огромные масштабы, большое количество пользователей. У государственных организаций есть два больших поля для автоматизации. Одно поле – та бизнес-функция, которую выполняет конкретная структура. Второе – бюрократия. Именно из-за большого количества поступающих и обрабатываемых документов государственный сектор является первым серьезным потребителями систем электронного документооборота, который фактически и заложил основы рынка.

Андрей Гриб (генеральный директор компании "БОСС-Референт): Через 5 лет электронный документооборот практически вытеснит бумажный. Существенно изменится место СЭД в корпоративной информационной системе. Электронный документооборот будет "снизу" обрастать решениями в области хранилищ, архивов, систем преобразования документов из бумажной формы в электронную, а "сверху" обзаведется надстройками интеллектуального поиска по архивам, аналитических систем и т.д. "По бокам" он начнет тесно интегрироваться в информационную систему компании. Выиграет та платформа, которая наиболее открыта и позволяет наиболее полно и интенсивно осуществлять интеграцию с другими решениями.

Функциональность

Набор базовых функциональных модулей и возможность их расширения

Готовые решения для типовых задач

Шаблоны решения типовых задач обработки документов: регистрация и контроль движения служебной корреспонденции, регистрация и контроль рассмотрения обращений граждан, централизованный контроль распорядительных документов, поручений и др.

Единое информационное пространство

Функции обмена документами между модулями, в результате чего образуется корпоративная система, охватывающая центральный орган управления и большую группу подведомственных организаций.

Быстрота и удобство получения информации

• быстрый и удобный доступ к информации;

• быстрое формирование статистических и аналитических отчетов

Простота освоения

Дружественный интерфейс обеспечивает простоту освоения системы и не требует повышенной компьютерной грамотности.

Реальность в постановке задач

Поддержка и обслуживание бумажного документооборота и обеспечение постепенного перехода к электронному документообороту. Принципы функционального построения системы должны основываться на нормативно-правовых актах государства, нормативах и стандартах организаций и органов государственной власти.

Гибкость настроек

• настраивается на требования, предъявляемые к ведению делопроизводства в конкретной организации;

• обеспечивает разграничение доступа как к самим электронным документам и информации о них, так и к операциям с этой информацией.

Экономичность

• ориентация на наиболее массовые программно-технические платформы (Microsoft)

• невысокие затраты на внедрение.

• низкая стоимость обслуживания комплекса.

Открытость и лицензионная политика

Лицензионная политика - это комплексный механизм, который включает в себя как систему ценовых скидок, так и разнообразные ограничения и специальные условия использования программных продуктов.

Модульность построения и масштабируемость

Модульность дает возможность внедрять корпоративные системы по частям и расширять ее функциональность.

Существует множество конечных приложений автоматизации документооборота.

В современных СЭД они, как правило реализуются на основе использования отдельных программных модулей.

Примеры типовых модулей СЭД:

• Служебная корреспонденция;

• Письма и обращения граждан;

• Контроль и исполнение документов;

• Система подготовки документов;

• Система регистрации документов;

• Система согласования документов;

• Система оперативного контроля для руководителя;

• Система потокового сканирования;

• Центральная справочная система;

• Система отчетов документооборота;

• Модуль электронно-цифровой подписи;

• Модуль удаленного доступа;

• Электронный телефонный справочник;

• Учет договоров и т.д.

30.09.2008  Компания DSS Consulting объявила о выходе обзора: «Аналитический обзор рынка систем электронного документооборота на июль 2008 года».

В обзоре рассмотрено 25 систем электронного документооборота, 15 из которых имеют внедрения и рассмотрены в обзоре подробно, а 5 систем – новички рынка на платформе MS Office SharePoint 2007 и в обзоре приведено только их краткое описание.

20.08.2008  Министерство юстиции Республики Беларусь с 2006 года проводит автоматизацию документооборота при помощи программных продуктов компании «Электронные Офисные Системы».  В декабре 2007 года система «Электронное ДЕЛО» была введена в опытную эксплуатацию на всех базовых объектах  для:

• систематизации и оптимизации процессов подготовки и учета документов всех видов,

• повышения качества и достоверности информации о документах в локальной вычислительной сети,

• обеспечения контроля исполнения документов и поручений,

• оперативного доступа к нужной информации каждого сотрудника Минюста.

Все работы по проекту осуществляет РУП «Центр электронного документооборота» БГУ.

http://www.e-office.by

«Центр электронного документооборота» БГУ - ведущая в Беларуси компания, занимающаяся внедрением систем автоматизации делопроизводства и документооборота. Основные направления деятельности:

• Внедрение и адаптация систем электронного документооборота.

• Архивная обработка электронных документов, создание электронных архивов.

• Постановка единых комплексных систем делопроизводства.

• Сопровождение систем документооборота.

• Проведение семинаров по вопросам обеспечения управленческой деятельности в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь.

   

Компания Электронные Офисные Системы (ЭОС) – ведущий российский производитель систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, кадрового учета, архивного дела и хранения электронных документов. ЭОС обеспечивает 46% внедренных в России систем электронного документооборота и наибольший прирост внедрений.

«Электронное ДЕЛО» - программный комплекс, разработанный на базе платформы «ДЕЛО» (Россия) и адаптирован под нормативную базу делопроизводства в Беларуси.

«Электронное ДЕЛО» обеспечивает автоматизацию традиционного делопроизводства и полноценное управление электронными документами.

«Электронное ДЕЛО» - масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в организации любого размера от единиц до тысяч рабочих мест.

ОБЩИЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ:

• возможность автоматизировать как управленческий, так и специализированные контуры документооборота организации, адаптировать систему под требования заказчика (настраиваемость системы)
• организация удаленного доступа с помощью web-интерфейса (ДЕЛО-WEB)
• использование широко применяемых технологических платформ (Oracle, MS SQL)
• обеспечение необходимого уровня защиты информации
• поддержание полного цикла работы с проектами документов
• возможность интеграции с другими программными продуктами (1С)
• возможность массового перевода документов в электронный вид с прикреплением электронного образа документа к регистрационной карточке (сканирование, поточное сканирование)
• полное соответствие требованиям нормативно-методической базы по делопроизводству Республики Беларусь.

ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ:

• автоматизация работы канцелярии;
• организация смешанного бумажно-электронного документооборота;
• внедрение полного электронного документооборота с использованием ЭЦП.