Текстовые данные в Microsoft Excel

 

 

 

Типы данных в MS Excel

 

Excel позволяет вводить в ячейки три типа данных:

  • числа,

  • текст,

  • формулы.

Числа используются для представления цифровой информации и могут быть введены в различных форматах: общем, денежном, финансовом, процентном и т. д. Дата и время могут также рассматриваться как числа.

Формулы, введенные в ячейку, производят вычисления, проверяют свойства и значения ячеек и используются для задания связи между ячейками и массивами с помощью адресных ссылок. Любая формула начинается со знака (=). Если в ячейку введена формула, то по умолчанию ячейка будет показывать результат расчета.

 

Если Excel не распознает тип данных как числовой или как формулу, то данные воспринимаются как текст.

 

 

 

Текст в ячейке: выравнивание и форматирование

По умолчанию:

  • выравнивание текста, введенного в ячейку, осуществляется по левому краю,

  • цифры выравниваются вправо.

Для изменения значений принятых по умолчанию могут использоваться опции закладки Выравнивание в окне диалога Формат ячеек. Изменения будут применены для всех выбранных ячеек, областей рабочего листа.

Если текст в ячейке состоит из нескольких слов, для удобства чтения задайте опцию Переносить по словам.

 

 

 

 

Колонтитулы

Верхний колонтитул (Header) - это текст, который повторяется наверху каждой печатаемой страницы (типа заголовка и текущей даты). Нижний колонтитул (Footer) - это текст, повторяющийся внизу каждой печатаемой страницы (типа номера страницы).

Переход к режиму ввода и редактирования колонтитулов с помощью команды Колонтитулы на ленте Вставить (см.  Работа с колонтитулами - Конструктор).

&[Date] Текущая дата
&[Time] Текущее время
&[Page] Номер страницы
&[Pages] Количество печатаемых страниц
&[File] Имя файла
&[Tab] Имя рабочего листа
Любой текст и кодовые сокращения могут быть помещены в левый, правый или центральный раздел. Используя кнопку , можно изменить шрифт текста в колонтитуле.
 

 

 

 

 

Автозаполнения

Создать список для автозаполнения можно в окне Списки (см. рисунок, где создан новый список из фамилий философов).

 

 

Доступ к окну Списки: Файл / Параметры / Дополнительно / Изменить списки (для сортировок и заполнения) - в самом низу окна...

Новый список можно вводить вручную или импортировать из листа книги Excel (указав диапазон ячеек)

 

 

 

 

Сортировка

Создать список для автозаполнения можно в окне Списки (см. рисунок, где создан новый список из фамилий философов).

 

 

 

Доступ к окну Списки: Файл / Параметры / Дополнительно / Изменить списки (для сортировок и заполнения) - в самом низу окна...

Новый список можно вводить вручную или импортировать из листа книги Excel (указав диапазон ячеек)

 

 

 

 

Текстовые фильтры

Создать список для автозаполнения можно в окне Списки (см. рисунок, где создан новый список из фамилий философов).

 

 

 

Доступ к окну Списки: Файл / Параметры / Дополнительно / Изменить списки (для сортировок и заполнения) - в самом низу окна...

Новый список можно вводить вручную или импортировать из листа книги Excel (указав диапазон ячеек)

 

 

Имена

Верхний колонтитул (Header) - это текст, который повторяется наверху каждой печатаемой страницы (типа заголовка и текущей даты). Нижний колонтитул (Footer) - это текст, повторяющийся внизу каждой печатаемой страницы (типа номера страницы).

Переход к режиму ввода и редактирования колонтитулов с помощью команды Колонтитулы на ленте Вставить (см.  Работа с колонтитулами - Конструктор).


Имена в формулах легче запомнить, чем адреса ячеек, поэтому вместо абсолютных ссылок можно использовать именованные области (одна или несколько ячеек). Необходимо соблюдать следующие правила при создании имен:

имена могут содержать не более 255 символов;
имена должны начинаться с буквы и могут содержать любой символ, кроме пробела;
имена не должны быть похожи на ссылки, такие, как ВЗ, С4;
имена не должны использовать функции Excel, такие, как СУММ, ЕСЛИ и т. п.
В меню Вставка, Имя существуют две различные команды создания именованных областей: Создать и Присвоить.

Команда Создать позволяет задать (ввести) требуемое имя ( только одно ) , команда Присвоить использует метки, размещенные на рабочем листе, в качестве имен областей (разрешается создавать сразу несколько имен ) .


С оздание имени

1. Выделите ячейку В1 (табл. 26).

2. Выберите в меню Вставка, Имя (Insert, Name) команду Присвоить (Define) .

3. Введите имя Часовая ставка и нажмите ОК .

4. Выделите ячейку В1 и убедитесь, что в поле имени указано Часовая ставка .


Создание нескольких имен

1. Выделите ячейки ВЗ:С5 (табл. 27).

2. Выберите в меню Вставка, Имя (Insert, Name) команду Создать (Create) , появится диалоговое окно Создать имена (рис. 88).

3. Убедитесь, что переключатель в столбце слева помечен и нажмите ОК .

4. Выделите ячейки ВЗ:СЗ и убедитесь, что в поле имени указано Иванов.



Рис. 88. Диалоговое окно Создать имена

Можно в формулу вставить имя вместо абсолютной ссылки.

1. В строке формул установите курсор в то место, где будет добавлено имя.

2. Выберите в меню Вставка, Имя (Insert, Name) команду Вставить (Paste), появится диалоговое окно Вставить имена.

3. Выберите нужное имя из списка и нажмите ОК.