О списках

Microsoft Excel является не только электронной таблицей, но и своего рода базой данных. Признаками этого являются ввод данных с помощью форм, средства сортировки и фильтрации, система запросов к внешним базам данных.

База данных – это совокупность данных, обладающая некоторой структурой. Принцип упорядочения в базу данных, принятый в Microsoft Excel, это упорядочение в виде списка, состоящего из строк и столбцов. Аналогами строк и столбцов в базах данных являются записи и поля. По сути, список – это простая таблица. Сложные таблицы не являются списками.

В Microsoft Excel имеется набор функций, облегчающих обработку и анализ данных в списке. Чтобы использовать эти функции, введите данные в список в соответствии с приведенными ниже рекомендациями.

Использование списка в качестве базы данных

В Microsoft Excel в качестве базы данных можно использовать список. При выполнении обычных операций с данными, например при поиске, сортировке или обработке данных, списки автоматически распознаются как базы данных. Перечисленные ниже элементы списков учитываются при организации данных.

· Столбцы списков становятся полями базы данных.

· Заголовки столбцов становятся именами полей базы данных.

· Каждая строка списка преобразуется в запись данных.

Организация списка

· Использование только одного списка на листе. Избегайте создания более чем одного списка на листе. Некоторые возможности управления списком, например, фильтрация, могут быть использованы только для одного списка.

· Помещайте подобные объекты в один столбец. Спроектируйте список таким образом, чтобы все строки содержали подобные объекты в одном столбце.

· Держите список отдельно. Между списком и другими данными листа необходимо оставить, по меньшей мере, одну пустую строку и один пустой столбец. Это позволяет Excel быстрее обнаружить и выделить список при выполнении сортировки, наложении фильтра или вставке вычисляемых автоматически итоговых значений.

· Располагайте важные данные сверху или снизу от списка. Избегайте размещения важных данных слева или справа от списка; данные могут быть скрыты при фильтрации списка.

· Отображение строк и столбцов. Перед внесением изменений в список убедитесь в том, что все скрытые строки и столбцы отображены. Если строки или столбцы списка скрыты, данные могут быть непреднамеренно удалены.

Формат списка

· Использование форматированных подписей столбцов. Создайте подписи столбцов в первой строке списка. Excel использует подписи при создании отчетов, поиске и оформлении данных. Шрифт, выравнивание, формат, шаблон, граница и формат прописных и строчных букв, присвоенные заголовкам столбцов списка, должны отличаться от формата, присвоенного строкам данных. Перед вводом подписей столбцов ячейкам должен быть присвоен текстовый формат.

· Использование границ ячеек. Для отделения подписей от данных следует использовать границы ячеек, а не пустые строки или прерывистые линии.

· Отсутствие пустых строк и столбцов. В самом списке не должно быть пустых строк и столбцов. Это упрощает идентификацию и выделение списка.

· Отсутствие начальных и конечных пробелов. Дополнительные пробелы в начале и конце ячейки влияют на поиск и сортировку. Вместо ввода пробелов рекомендуется использовать сдвиг текста внутри ячейки.

· Расширенный список форматов и формул. При добавлении новых строк в конец списка Excel использует согласованные форматы и формулы. Чтобы это произошло, три из пяти предыдущих ячеек должны иметь тот же формат или содержать ту же формулу.