Терминологический словарь Project Management system

Термин проект, происходит от латинского слова projectus ("брошенный вперед"). Управление проектом (Project Management) - использование знаний, методов, средств и технологий при выполнении проекта с целью достижения или превышения ожиданий участников проекта.

Деятельность как объект управления рассматривается в виде проекта тогда, когда

• она имеет комплексных характер и требует анализа внутренней структуры всего комплекса работ (операций, процедур и т.д.);

• переходы от одной работы к другой определяют основное содержание всей деятельности;

• достижение целей деятельности связано с последовательно-параллельным выполнением всех элементов этой деятельности;

• ограничения по времени, финансовым, материальным и трудовым ресурсам имеют особое значение в процессе выполнения комплекса работ;

• продолжительность и стоимость деятельности явно зависит от организации всего комплекса работ.

Объект проектного управления - особым образом организованный комплекс работ, направленный на решение определенной задачи или достижение определенной цели, выполнение которого ограничено во времени, а также связано с потреблением конкретных финансовых, материальных и трудовых ресурсов.

Системы управления проектами (Project Management system , PMS) — компьютерные программы, предназначенная для организации выполнения проекта (работа с требованиями, планами, задачами, сборками, рисками, ошибками; учет бюджета и трудозатрат; отчетность по различным управленческим аспектам  и т.п.)

Сегодня управление проектами — это  проверенный и эффективный инструмент управления любыми изменениями, в какой бы сфере человеческой деятельности они бы не происходили.

Существуют десятки систем управления проектами, среди которых выделяют: непрофессиональные и профессиональные (специализированные)

С неспециализированными системами легче работать рядовому пользователю, информация в них представлена нагляднее, предусмотрены широкие возможности по агрегированию данных. В то же время в них отсутствует функциональность, требующаяся в специальных областях.

Непрофессиональные PMS:

• Microsoft Project Standard,

• Suretrak (Primavera),

• OpenProj,

• TimeLine.

Профессиональные PMS:

• Microsoft Project Professional,

• Primavera Project Planner Professional

• Artemis Project Views (Artemis International),

• Open Plan (Welcom Corp.), Primavera P4 (Primavera),

• IBM Rational Portfolio Manager,

• Opus Magnum Enterprise Management,

• 1С-Рарус: Управление проектами и т.д.

1

Средства описания комплекса работ проекта, связей между работами и их временных характеристик

Средства описания и типы планирования задач: (выполнить Как Можно Раньше, Как Можно Позже, работы с фиксированной датой начала/окончания, возможность привязки длительностей задач к объему назначенных ресурсов, вычисляемые резервы времени (полный, свободный) и т.д.)

Средства установки логических связей между задачами

Многоуровневое представление проекта

Поддержка календаря проекта, поддержка календарей ресурсов

Средства поддержки информации о ресурсах и затратах по проекту и назначения ресурсов и затрат отдельным работам проекта

Ведение списка наличных ресурсов, возможность задания нормального и максимального объемов ресурса

Поддержка ресурсов с фиксированной стоимостью и ресурсов, стоимость которых зависит от длительности их использования.

Раcсчет требуемых объемов ресурсов

Ресурсное планирование (выделение перегруженных ресурсов и использующих их задач, автоматическое/командное выравнивание профилей загрузки ресурсов (с учетом ограничений по времени или с учетом ограничения на ресурс, с учетом приоритетов задач)

Средства контроля за ходом выполнения проекта

Средства отслеживания состояния задач проекта (фиксация плана расписания проекта, средства ввода фактических показателей состояния задач (процент завершения));

Средства контроля за фактическим использованием ресурсов (бюджетное количество и стоимость ресурса, фактическое количество и стоимость ресурса, количество и стоимость ресурсов, требуемых для завершения работы)

Графические средства представления структуры проекта, средства создания различных отчетов по проекту

Диаграмма Гантта (часто совмещенная с электронной таблицей и позволяющая отображать различную дополнительную информацию)

PERT диаграмма (сетевая диаграмма)

Средства создания необходимых для планирования отчетов (отчет по состоянию выполнения расписания, отчеты по ресурсам и по назначению ресурсов, профиль ресурса, отчет по стоимости

Microsoft Project Standard – настольная система календарного планирования и управления проектами, предназначенная для бизнес-менеджеров и менеджеров небольших подразделений.

Microsoft Project Standard обеспечивает информационную поддержку менеджера на всех стадиях жизненного цикла проекта:

• Инициация (определение целей и ограничений по проекту).

• Планирование.

• Реализация и контроль исполнения.

• Завершение.

Microsoft Project Standard позволяет сортировать, фильтровать и группировать данные, произвольно настраивать коды структуры работ и ресурсов, динамически связывать несколько проектов в один мультипроект с целью планирования или анализа всего портфеля проектов, использования общих ресурсов.

Хранение данных проектов
Microsoft Project хранит всю информацию в едином файле собственного формата. Кроме этого, Microsoft Project позволяет хранить всю информацию в реляционных СУБД через ODBC. Поддерживаются: Microsoft Access, Microsoft SQL Server, Oracle Database.

Microsoft Project содержит внутренний макроязык программирования Visual Basic for Application (VBA). Благодаря VBA, опытные пользователи могут быстро и легко расширить функционал системы, производить нестандартные расчеты, интегрировать Microsoft Project с другими приложениями, используя объектную модель Microsoft Project.

Вывод данных в Microsoft Project производится с помощью представлений:

• Таблицы работ, ресурсов, назначений;

• Диаграмма Ганта;

• Сетевой график;

• График загрузки ресурсов;

• Вычисляемые пользовательские поля.

Свободные альтернативы Microsoft Project: GanttProject, KPlato, OpenProj, GNOME Planner.

OpenProj находится под угрозой судебного преследования от Microsoft за хищение интеллектуальной собственности (дизайн, интерфейс).

***

OpenProj (свободная PMS)

Java (необходима для работы OpenProj)

Wrike  (Райк) — онлайн-инструмент для управления проектами и командной работы (https://www.wrike.com/ru)

Создал  Wrike  и одноименную компанию (в 2004 году, Калифорния, США) Андрей Филев из опыта ведения собственного бизнеса.

Wrike интегрирован с Google Docs, Google Apps, Dropbox и позволяет работать с документами MS Office онлайн, не сохраняя их на компьютер.

Wrike переведен на русский язык.

Wrike интегрирован с Outlook и Apple Mail (посредством плагинов).

Существуют мобильные приложения Wrike для iOS и Android, браузерная версия для мобильных платформ.

Функциональность Wrike:

• лента новостей в режиме реального времени

• динамическая диаграмма Ганта (Таймлайн)

• обмен файлами и их онлайн редактирование

• управление загрузкой персонала и учёт времени

• настраиваемые отчеты

• обсуждения

• приоритизация задач

У Wrike есть бесплатная версия, позволяющая пригласить в команду Wrike до 5 пользователей, а также неограниченное количество дополнительных внешних пользователей с правами просмотра задач.

Количество проектов и создаваемых задач, а также количество дополнительных пользователей, не ограничено на всех планах, включая бесплатный.

У каждого премиум-плана есть 15-дневная бесплатная пробная версия.

Канал на YouTube: https://www.youtube.com/user/WrikeTeam (англоязычный)

Стандарты по управлению единичным проектом представлены

• Руководством к качеству при управлении проектами - ISO 10006,

• Руководством к своду знаний по управлению проектами - PMBoK

• Системой знаний о процессах управления проектами - PRINCE 2.

В PMBoK выделены следующие области:

• управление проектами со стороны правительств – Government extension to PMBoK ,

• управление проектами в строительстве - Construction extension to PMBoK,

• построение иерархических структур работ - Practice Standard for Work Breakdown Structures,

• управление стоимостью – Practice Standard for Earned Value Management и др.

Среди стандартов, определяющих требования к компетенции проект-менеджера, в качестве основных можно выделить

• Международные требования к компетенции специалистов по управлению проектами (PM ICB), разработанных Международной ассоциацией управления проектами IPMA (Швейцария),

• Национальные требования к компетенции СОВНЕТ (Россия).

Разработано множество национальных стандартов управления проектами, представленных АРМ (Великобритания), VZPM (Швейцария), GPM (Германия), AFITEP (Франция), CEPM (Индия), PROMAT (Южная Корея) и другими.

Основные тенденции (по Расселу Арчибальду):

• Связывание стратегического управления и управления проектами через методики управления портфелями проектов.

• Расширение применения управления проектами с целью включения всего жизненного цикла проекта, начиная от концепции и до получения всех выгод о проекта.

• Постоянное открытие новых областей, в которых может быть применено управление проектами.

• Распределенное управление проектами

• Отказ от сложных индивидуальных настольных систем в пользу более простых, использующих Web-интерфейсы.

Распределенное управление проектами (distributed project management, DPM) - предполагает не только территориальную удаленность друг от друга мест выполнения работ по проектам и его частям, но и распределенность команды проекта и, как следствие, распределенное принятие решений при общности задач и целей управления.

DPM ориентировано на обеспечение совместной деятельности участников проекта компьютерными средствами, где ключевой функцией становится менеджмент взаимодействия между исполнителями (interaction management).

Радикальное отличие DPM от PM в смене объекта управления. В изменившихся условиях приходится управлять не потоками данных (документооборот), как прежде, а согласованной корпоративной деятельностью соучастников процесса.

Система DPM служит для поддержки деятельности проектных команд, состоящих из работников знаний, средствами современных сетевых технологий. 

Переход к DPM предполагает отказ от долговременного планирования: ставится некоторая главная стратегическая цель, а движение к ней осуществляется путем согласованного действия исполнителей, в том числе методом «проб и ошибок».

Эдвард Йордон - ведущий эксперт в области управления проектами, автор метода структурного системного анализа (метод Йордона), соавтор методологии объектно-ориентированного анализа Коада-Йордона, автор книг  «Закат и падение американского программиста» (Decline and Fall of the American Programmer) и «Подъем и возрождение американского программиста» (Rise and Resurrection of the American Programmer) и др.

Е.А.: Расскажите, пожалуйста, над чем Вы работаете в настоящее время?

Эдвард Йордон: Большая часть моей работы заключается в том, чтобы помочь организациям и IT подразделениям найти практичные и эффективные пути использования Web 2.0 и технологий социальных сетей. Иногда это требует чисто технических изменений, но главным образом это требует пересмотра и переоценки бизнес стратегий и целей, а также пересмотра культурных и социальных аспектов внутри организации.

Е.А.: Что побудило Вас написать э«Путь камикадзе» (Death March)?

Эдвард Йордон: Свой собственный опыт безнадежного проекта я получил за 30 лет до написания книги, и был удивлен, когда увидел, что представители нового поколения, становясь участниками своих собственных безнадежных проектов в первый раз (они были вызваны началом Internet/Web), совершенно потрясены этим.

Е.А.: Что, по Вашему мнению, важнее для менеджера проектов — личные качества, опыт или образование?

Эдвард Йордон: Я думаю, что наиболее важная вещь — это опыт, но конечно, нельзя игнорировать личные качества или образование! Они тоже важны, но опыт — самая важная вещь.

Е.А.: Не могли бы Вы дать несколько советов менеджерам проектов?

Эдвард Йордон: Поощряйте открытое, честное общение между членами вашей команды. Не давайте обещаний ни за себя, ни за членов своей команды, если сроки кажутся вам заведомо нереальными. Не позволяйте заставить Вас давать немедленную оценку сроков проекта, пока вы не получили достаточной информации. Настаивайте на добавлении диапазона к вашим срокам и оценкам, вместо того чтобы позволять толковать эти оценки как точные.

24.09.2008 в Минске состоялся семинар "Управление безнадёжными проектами" c участием известного Эдварда Йордона.

Семинар был рассчитан на руководителей проектов. В Международном образовательном центре не было ни одного свободного места, при том, что цена участия составляла 900 тыс. руб. 

С 9-00 до 19-30 (с небольшими перерывами) Эдвард читал лекцию, идеи которой  сводились к пяти вещам:

• Важно определить ключевых участников проекта, "loser users" (пользователи, которые проиграют от успешного окончания проекта), уровень обязательств и степень вовлечённости каждого участника в процесс.

• Основным рецептом вытаскивания таких проектов является договорённость об уменьшении функциональности.

• Вредно отвлечение специалиста от работы (по результатам исследований, отвлечение происходит около 300 раз за один рабочий день). Очень вредны переработки в проекте (многие команды вынуждены перерабатывать, чтобы успеть к deadline), которые ведут только к количеству ошибок и, в конечном счёте, к закрытию проекта или проблемам в команде.

• Важно активно  использовать Веб 2.0 (сам Йордон использует Twitter, Dopplr и др.).

• Важно выбирать процессы, которые более близки к условиям проекта, а также позволяют работать над проектом, не утопая в бюрократии.

На круглом столе (с участием Аркадия Добкина (президент EPAM Systems), Сергея Гвардейцева (ген. дир. Itransition) и Йордона) прозвучало:

Вопрос: Какими качествами должен обладать менеджер проектов?
Ответ: Самое главное – это не технический опыт, а лояльность к компании.

Терминологический словарь Project Management system